首先，當客戶告訴我們要辦一場活動時（或者企業自辦活動時，老闆告訴活動舉辦人），我們會知道下列訊息：活動性質、時間、規模人數、預算：

1. 依照人數規模（多少人或多少坪場地）向飯店或會議中心詢問可否訂位，通常會從地點比較方便的幾家開始詢問，如果沒有適合場地，才會去詢問其他地點，通常比較熱門的場地常常會先被預約，我們就只能排在waiting list，所以還會另外訂1-2家適合的場地作為備案。(所謂的waiting是指有人先訂了，但是沒有付錢，所以還有很大的機會排到)，我們需要知道下列訊息：

a) 有哪幾間符合人數規模的場地可供預定或是waiting，各是幾坪，場地費一個時段多少錢（通常是早上、下午或晚上三個時段)。場地容納人數會依活動性質而不同，如果是記者會，通常擺4-6人圓桌，容納的人比較少、如果是研討會，擺教室型(即長條桌加椅子)，容納的人數較多，若是演講，擺聽講型，僅擺講台和椅子，可容納最多人

b) 提前進場布置需要加多少錢，很重要！（因為有時候如果場地布置比較費工，下午的活動可能早上8點場佈公司就要進場；早上活動前一晚要進場），通常飯店會打六折或更低

c) 其他設備是否加錢，加多少：投影機、投影幕、麥克風、擴大機及音響設備、拉電線(多少瓦)、舞台板、若是國外來賓演講，場地有無即時口譯設備

d) 餐點場地是否提供，還是需要外叫、如何計價

e) 場地平面圖

2. 當客戶口頭上表示偏好後，我們會和飯店還有場佈公司約時間去實際看場地，以免平面圖的感覺和現場不同

a) 場地形狀是否適合舉辦活動，或場地該如何布置

b) 場地挑高：有些活動需要特別高的場地

c) 舞台是否由場地提供，還是需要由外面場佈公司提供，提供的舞台多大多高，舞台擺在那邊

d) 投影幕擺在那邊，可否移動，投影機是固定式的嗎？還是擺在桌子上？

e) 燈光在什麼位置，數量是否符合活動所需，還是由場佈公司外加燈(那就必須拉電線，通常場地方會再另收一筆費用）

f) 菜單內容，飯店通常一人份至少要300-400元，若非用餐時間，可只點實際人數的3/4份就好

g) 是否提供免費的停車卷(通常飯店自有停車場會提供數量不等的停車卷)，若無停車場，附近最近的停車場在哪？

h) 接待桌位置、提供幾個接待牌(從門口指引至活動場地)

3. 特殊需求：有些活動需要進車子或樂器，所以可能需選在戶外開放場地，或者是一樓，這就要費功夫尋找…

原文發表於《PR 2.0 網路公關部落格》2007.9.23

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